Klokkenluidersregeling

Integriteit is een steeds belangrijker deel binnen de dagelijkse bedrijfsvoering van een organisatie aan het worden.

Een daaraan verbonden onderwerp is de klokkenluidersregeling. Dit is een regeling, waarin staat hoe een medewerker of externe derde ongeschonden melding kan maken van (vermoedens van) misstanden op het gebied van integriteit van of binnen de organisatie en hoe er met deze melding daarna wordt omgegaan.

Woningstichting Den Helder vindt het belangrijk dat er op een adequate en veilige manier melding gemaakt kan worden van (eventuele vermoedens van) misstanden binnen de organisatie. Daarom is een goede regeling van belang. Een regeling zorgt er voor dat een ieder (ernstige) misstanden kan melden, dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld én dat degene die aan de bel trekt persoonlijk geen negatieve gevolgen van zijn/haar melding ondervindt.

Deze regeling sluit aan bij de integriteitscode vanuit het personeelsreglement van Woningstichting Den Helder en bevat de procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand.

Klachten worden door Woningstichting Den Helder serieus genomen en zorgvuldig en vertrouwelijk afgehandeld. Dit houdt ook in, dat personen van buiten de organisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen.

Iemand die gebruik maakt van de klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Woningstichting Den Helder door gebruik te maken van het meldingenformulier.

De vertrouwenspersoon binnen de organisatie is de voorzitter van de Raad van Commissarissen van de Woningstichting Den Helder.

 

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

Organisatie: Holding Woningstichting Den Helder

Medewerker: Alle aan Woningstichting Den Helder verbonden werknemers, directie, Raad van Commissarissen*

Externe derde:  Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde Woningstichting Den Helder of één van haar medewerkers.

Melder: Medewerker of externe derde die een melding maakt als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.

Vertrouwenspersoon: De natuurlijk persoon in de functie van voorzitter van de Raad van Commissarissen die door het directie van Woningstichting Den Helder is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling.

 

Reikwijdte

De klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

a.     handelingen die leiden tot strafbare feiten door onze organisatie of onze medewerkers.

b.    alle werkelijke of vermoedde andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door onze organisatie of onze medewerkers.

c.     alle werkelijke of vermoedde overtredingen van interne regelgeving door onze organisatie of onze medewerkers.

d.    (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu door onze organisatie of onze medewerkers.

e.     (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega's, dan wel leidinggevenden.

f.     (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie.

g.    en verder alle situaties die naar de mening van de melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

 

Procedure

1.     Als sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de  vertrouwenspersoon.

2.     De melding aan de vertrouwenspersoon vindt plaats door invullen van het daarvoor bestemde meldingenformulier .

3.     Externe derden kunnen eveneens een melding maken via dit formulier.

4.     De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn de melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

5.     Indien sprake is van een situatie genoemd onder punt a en f van de reikwijdte hierboven, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directie van Woningstichting Den Helder. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.

6.     Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de directie van Woningstichting Den Helder.

7.     Bij het informeren van de directie van Woningstichting Den Helder als bedoeld in de punten 5 en 6 van de procedure maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.

8.     De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk binnen vier weken over de afhandeling van de melding en de maatregelen die zijn genomen. Als deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet  wordt gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft de vertrouwenspersoon aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afhandeling van diens melding.

9.     Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de directie van Woningstichting Den Helder met inachtneming van de vertrouwelijkheid. 

 

Vertrouwelijk

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling vinden plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

Onze organisatie garandeert dat degene die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeeft op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed is op zijn/haar functioneren, relatie of negatieve effecten ondervindt van binnen onze organisatie, dan wel zijn/haar carrière.

 

Melding maken

Indien u een melding wilt te maken inzake de klokkenluidersregeling, dient u het meldingenformulier zo volledig mogelijk in te vullen. Na invulling kunt u dit formulier versturen naar:

Woningstichting Den Helder

t.a.v. voorzitter Raad van Commissarissen

Antwoordnummer 1,

1780 WB Den Helder (geen postzegel noodzakelijk)

 

Vermeld op de envelop dat het vertrouwelijke post betreft!